Artikel
Tre konkrete tiltag og lidt magi
Kan du huske da du gik i skole og skulle skrive stil? Hvis du var ligesom os, så lykkedes det dig nogle gange at starte i god tid. Andre gange kom du meget sent i gang. Uanset fik du altid afleveret stilene til tiden, og der var ikke de store udsving i dine karakterer.
Normalt er vi ikke meget for at citere kloge hoveder der kun findes sort/hvid fotos af når man googler dem, men Cyril Northcote Parkinson er en undtagelse. Han sagde:
"work expands so as to fill the time available for its completion"
Og han har ret. Det er magien i det. Du bruger al den tid du har, og det er ene og alene en samfundsnorm, at vi har brug for 37 timer til at udføre en uges arbejde. I år 1915 skulle vi bruge 56 timer og alle ugens syv dage. Og det er først i 1970 at børnene fik fri fra skole om lørdagen. Normer kan ændres.
Vi er absolut bedst når vi arbejder sammen to og to eller i større teams. Derfor tabte vi tidligere effektivitet ved at have hyperfleksible arbejdstider. Vores medarbejdere kom og gik på alle tider af døgnet, og der var endda nogle der arbejdede flere gange i døgnet. Ud over at vi brugte en masse ikke-værdiskabende tid på at koordinere med hinanden, tabte vi tid på ikke at kunne afklare problemstillinger med det samme og ansigt til ansigt.
Nu har vi synkroniseret vores arbejdstider, så vi alle sammen arbejder på samme tid. Vi har endda synkroniseret vores frokost på tværs af vores to kontorer, så vi altid er til rådighed for hinanden.
Den indsnævrede fleksibilitet er en omkostning ved den korte arbejdsuge som vi var lidt spændte på. Tanken var hård, men til gengæld fik vi en hel ekstra fridag til at klare de personlige ærinder vi typisk trak på fleksibiliteten for.
Førhen snakkede vi rigtig meget om “the zone”. En tilstand af flow hvor du fortaber dig selv i arbejdet og mister fornemmelsen for tid og sted. I dag siger vi “keep out of the zone” og “husk pauserne”. Det er en fed fornemmelse af fortabe sig i arbejde, problemet er bare, at det er nogenlunde lige så energieffektivt som Google Maps på din mobil. Det dræner batterierne på nul komma fem.
Til at strukturere vores arbejde og hjælpe os med at huske pauserne, bruger vi en metode der kaldes pomodoro. Den går i al sin enkelthed ud på, at vi arbejder i korte fokuserede intervaller af 25 minutter ad gangen afbrudt af en pause på 5 minutter. For hvert fjerde interval holder vi en længere pause på ca. 25 minutter.
Pomodoro giver et helt anderledes fokus, fjerner trangen til at lave overspringshandlinger og sørger for at der er energi til hele dagen — ikke bare hele arbejdsdagen, men hele dagen, så du også har energi til din familie og venner (eller frisør) efter arbejde.
Vi bruger et program på vores computere til at holde styr på tiden. Programmet er koblet sammen med en lille lampe som er monteret på siden af skærmen. Når du i et fokus-interval lyser lampen rødt, og det betyder at du ikke må forstyrres. Alene det har vi hentet adskillige timer på i effektiviseringsregnskabet.
Hvor har vi brugt meget tid på møder! Det gør vi ikke længere. Faktisk mener vi, at vi nu kun bruger halvdelen af den tid vi førhen brugte i mødelokalerne.
Det startede med, at vi ændrede standardindstillingen i vores kalendersystem, sådan at et møde som udgangspunkt nu kun varer 20 minutter frem for de 60 minutter der førhen blev foreslået når man klikkede på “Ny begivenhed”. Husk, en given opgave vil altid udvide sig til den tid der er afsat til den.
Samtidig købte vi nogle specielle ure og placerede dem i alle mødelokaler. Urene er en blanding af en P-skive og et æggeur og viser hvor længe der er tilbage af møde. Denne fysiske repræsentation af tiden konkretiserer hvordan tiden går, og det har altså en psykologisk effekt på alle mødedeltagerne. Vi bliver automatisk mere bevidste om tiden og sørger for at vi ikke spilder den, men kommer til sagen og holder fokus på den.
Hertil har vi lavet en regel og den lyder sådan her: Den der indkalder til et møde, SKAL indkludere en agenda og målsætning for mødet i selve kalenderinvitatinonen. Alene den regel har gjort, at mange af møderne slet ikke bliver holdt. Når man sidder og skal formulere agendaen går det nemlig ofte op for en, at mødet slet ikke er nødvendigt. Tit fordi man indser at man blot behøver en hurtig snak med kollega X for at få den nødvendige afklaring.
Der er mange der spørger hvorfor vi ikke har lavet optimeringerne, men fortsat med at arbejde om fredagen, for så at tage den ekstra fortjeneste på bundlinjen. Det er bare ikke sådan det fungerer. Det er hårdt at arbejde så fokuseret og effektivt hele tiden. Vi har brug for den ekstra fridag til at hvile vores hoveder og restituere. Du skal give for at kunne tage. En af de helt store gevinster ved at have fri om fredagen er, at man får overskud til virkelig at have styr på sig selv og hjemmefronten. Og gør det en afgørende forskel fra mandag til torsdag.
Der er også mange der spørger os om hvad kunderne siger. Og det er egentlig lidt sjovt. For vores kunder er selvfølgelig rigtig godt tilfredse med, at vi tager os godt af vores medarbejdere sådan, at de kan være sikre på, at det arbejde vi leverer altid er lavet af en frisk, engageret og fokuseret medarbejder, frem for en der er træt, udkørt og stresset. Vi har fået den bedste opbakning.