Danske Rederier: Fra bøvlet filformat til et simpelt CSV-upload

Hvert kvartal skulle rederierne sende nogle få oplysninger fra deres lønsystem til Danske Rederier. Alligevel brugte de blod, sved og penge på det, og flere hyrede eksterne konsulenter til at hjælpe sig.

Danske Rederier er branche- og arbejdsgiverorganisation for dansk skibsfart, med rødder helt tilbage i 1800-tallet. Blandt andet administrerer organisationen to store fonde: en barselsfond og en fond for efteruddannelse og kompetenceudvikling. Begge bygger på en udligningsordning. Rederierne indbetaler et lille beløb pr. medarbejder hvert kvartal og kan få et større tilskud, når en medarbejder skal på barsel eller efteruddannelse.

Det giver to indberetninger i kvartalet fra hvert af de 95 medlemsrederier, som tilsammen har flere hundrede tusind medarbejdere. Og når et rederi søger refusion, fx fordi en sømand skal på barsel, skal det være hurtigt og nemt at afgøre, om vedkommende har ret til den. Det klarer man ikke over en mail.

Branchen er stor. Skibsfart er Danmarks største eksporterhverv, og hvis de 1.800 dansk-kontrollerede skibe sejlede i én lang kolonne, ville den strække sig 718 kilometer, fra København til Nürnberg.

Danske Rederier kom til os, fordi det var svært at administrere både indbetalinger og ansøgninger til fondene. De havde allerede et system, men det havde tabt pusten. Indberetningen foregik i et, lad os sige det pænt, gammeldags format, som især medlemmerne havde meget svært ved at arbejde med.

Rederierne kunne ikke eksportere i formatet, de kunne ikke læse korrektur på data, og når noget gik galt, kunne de ikke se hvorfor. Tit endte det med et opkald til Danske Rederier, hvor de sammen åbnede filen i en teksteditor for at finde fejlen. Nogle gange var den så simpel som et Ö i et navn.